خطاب رد رسمي على شكوى عميل — النسخة المحسّنة v2

حُرِّر هذا المستند في يوم [ التاريخ ] بمدينة [ المدينة ] بين: [ اسم الجهة المُصدِرة (مقدّم الخدمة) ]، هوية/سجل رقم [ الهوية/السجل ]، العنوان [ العنوان ]، هاتف [ الهاتف ] (ويُشار إليه بـ«الجهة المُصدِرة (مقدّم الخدمة)»)، و[ اسم العميل مقدّم الشكوى ]، هوية/سجل رقم [ الهوية/السجل ]، العنوان [ العنوان ] (ويُشار إليه بـ«العميل مقدّم الشكوى»).

يشير هذا الخطاب إلى الشكوى المقدّمة من «العميل» بتاريخ [ التاريخ ] بخصوص [ موضوع الشكوى ]، المسجّلة برقم مرجعٍ [ الرقم إن وُجد ]، وتؤكّد «الجهة المُصدِرة» حرصها على معالجتها بجديةٍ وشفافية.

بعد دراسة الشكوى، توضّح «الجهة المُصدِرة» موقفها على النحو الآتي: [ ملخّص الردّ ]، وتلتزم بـ[ الإجراء التصحيحي: استبدال/إصلاح/استرداد/تعويض ] خلال [ المهلة ] من تاريخ هذا الخطاب، وذلك حرصاً على رضا العميل ودون أن يُعدّ ذلك إقراراً بمسؤوليةٍ تتجاوز ما ورد صراحةً.

يُسلَّم هذا المستند بوسيلةٍ تُثبت الاستلام: بريدٌ مسجّل، أو رسالةٌ موثّقة، أو قناة تواصلٍ رسمية متّفقٌ عليها، ويُحتفظ بما يثبت الإرسال والتسلّم وتاريخه، ويُنتج أثره اعتباراً من تاريخ التسلّم في [ تاريخ التسلّم ].

يمنح المُرسِل مهلةً قدرها [ عدد الأيام ] يوماً من تاريخ التسلّم للاستجابة أو التصحيح، ويدعو الطرف الآخر صراحةً إلى تسويةٍ ودّية أو جدولةٍ متّفقٍ عليها، أو الإحالة إلى مركز المصالحة (منصة تراضي) للوصول إلى وثيقة صلحٍ ذات صفةٍ تنفيذية تختصر التقاضي.

لا يُعدّ إصدار هذا المستند أو منح المهلة تنازلاً عن أي حقٍّ للمُرسِل، ويحتفظ بكامل حقوقه النظامية في المطالبة والتعويض واللجوء للجهات المختصة عند عدم التجاوب خلال المهلة، دون حاجةٍ إلى إشعارٍ آخر.

يلتزم الطرفان بالحفاظ على سرية مضمون هذا المستند وما يرتبط به من مفاوضاتٍ وبيانات، وعدم استخدامها لغير غرضها، وفقاً لنظام حماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية.

يخضع هذا المستند وما ينشأ عنه لأنظمة المملكة العربية السعودية، وتكون المرجعية عند التقاضي للجهة القضائية المختصة مكانياً ونوعياً وفق الأنظمة المعمول بها، مع مراعاة الاختصاص التنفيذي متى وُجد سندٌ تنفيذي.

يُقرّ الطرفان بحجية التوقيع الإلكتروني على هذا المستند وفق نظام التعاملات الإلكترونية، ويُحرَّر بنسخةٍ لكل طرفٍ للعمل بموجبها، وتُعدّ النسخة الإلكترونية الموثّقة أصلاً معتبراً.